“ Belki de insan sevilmekten çok anlaşılmayı istiyordu. “

George Orwell

İnsan Kaynaklarında Kişisel Verilerin Korunması (KVKK)

Değerli okuyucular; insan Kaynakları birimleri, kurum içindeki en hassas verilerin işlendiği alanların başında gelir. Aday bilgileri, çalışan özlük dosyaları, sağlık raporları, performans değerlendirmeleri ve bordro verileri… Tüm bu bilgiler kişisel veri kapsamındadır ve korunması yasal bir zorunluluktur.

Türkiye’de bu sorumluluğun çerçevesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile net şekilde çizilmiştir.

---

Kişisel Veri Nedir?

KVKK’ya göre kişisel veri;

“Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.”

İK’da sık karşılaşılan kişisel veri örnekleri:

• T.C. kimlik numarası

• Telefon, e-posta, adres bilgileri

• Özgeçmiş (CV)

• Maaş ve bordro bilgileri

• Performans değerlendirme sonuçları

Özel nitelikli kişisel veriler ise daha yüksek koruma gerektirir:

• Sağlık raporları

• Engellilik bilgisi

• Biyometrik veriler (parmak izi, yüz tanıma)

---

İnsan Kaynaklarında KVKK Neden Kritik?

📌 KVKK ihlallerinin %60’ı insan kaynakları süreçlerinden kaynaklanmaktadır.

(KVKK Kurumu, 2023 Faaliyet Raporu)

Bunun temel nedenleri:

• Çok sayıda veriyle çalışılması

• Fiziksel ve dijital arşivlerin birlikte kullanılması

• Yetkisiz erişim riskinin yüksek olması

---

İK Süreçlerinde En Sık Yapılan Hatalar

1. Gereğinden Fazla Veri Toplamak

Örnek:

Bir adaydan işe alım sürecinde medeni hal, çocuk sayısı veya sağlık bilgisi talep etmek.

➡️ KVKK’ya göre yalnızca işin gerektirdiği kadar veri toplanmalıdır.

---

2. Açık Rıza Almadan Veri İşlemek

Örnek:

Aday CV’lerinin ileride kullanılmak üzere veri tabanında saklanması ancak adaydan açık rıza alınmaması.

➡️ Adaydan açık rıza metni mutlaka alınmalıdır.

---

3. Yetkisiz Kişilerin Verilere Erişimi

Örnek:

Tüm çalışanların maaş bilgilerine ortak bir klasörden ulaşabilmesi.

➡️ Erişim yetkileri rol bazlı olmalıdır.

---

Doğru Uygulama Örnekleri

✔️ Aday Yönetimi

• CV’ler yalnızca ilgili işe alım ekibi tarafından görülmeli

• Olumsuz aday verileri en fazla 2 yıl saklanmalı

• Açık rıza metni dijital olarak alınmalı

✔️ Çalışan Özlük Dosyaları

• Fiziksel dosyalar kilitli dolaplarda saklanmalı

• Dijital dosyalar şifreli sistemlerde tutulmalı

• İşten ayrılan çalışan verileri mevzuata uygun sürede silinmeli

📊 Araştırmalara göre;

Veri güvenliği süreçlerini netleştiren şirketlerde çalışan güveni %35 artıyor (Gartner, 2022)

---

İK Profesyonelleri Ne Yapmalı?

1. KVKK farkındalık eğitimi almalı

2. Açık rıza ve aydınlatma metinlerini güncel tutmalı

3. Veri envanteri oluşturmalı

4. Erişim yetkilerini düzenli olarak gözden geçirmeli

5. Dijital İK sistemlerinde güvenlik önlemlerini artırmalı

📌 Unutulmamalıdır ki;

KVKK sadece bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda kurumsal güvenin temelidir.

---

Sonuç

İnsan Kaynaklarında kişisel verilerin korunması, sadece cezalardan kaçınmak için değil;

• Çalışan güvenini artırmak

• Kurumsal itibarı korumak

• Sürdürülebilir bir İK yapısı oluşturmak için gereklidir.

Profesyonel bir İK yaklaşımı, veriye saygı ile başlar.

Önder ŞENYURT

Çalışma Ekonomisti

---

Kaynakça

1. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

2. KVKK Kurumu – 2023 Faaliyet Raporu

3. Gartner – Data Protection & Employee Trust Report, 2022

4. PwC – HR Data Privacy Survey, 2021